Os cuidados que devem ser tomados com as notas anuladas

Para quem trabalha com emissão de notas fiscais dentro da empresa, certamente o cancelamento de notas é uma rotina bastante constante no dia-a-dia. Às vezes por erro de preenchimento, às vezes por mudanças no valor do serviço ou certas exigências de clientes, anular uma nota fiscal é comum.

Notas canceladas devem ser registradas

Muitos empresários não sabem quais os cuidados que devem ser tomados em casos como este. Em primeiro lugar, se um funcionário errou no preenchimento de uma nota, por exemplo, a melhor maneira é orientá-lo a grampear este nota junto ao talonário e às demais vias da mesma e sinalizar com a expressão “anulada” para que não se confunda mais tarde.

O contador deve ser avisado sobre o cancelamento, pois ele fará os registros necessários nos documentos contábeis da empresa. Assim, a empresa não corre o risco de, no caso de uma fiscalização, ter o pagamento do imposto referente à emissão daquela nota exigido pelo fiscal do órgão competente, seja municipal ou estadual.

Mas e se a nota fiscal for cancelada ou extraviada? Neste caso, para todos os efeitos a nota foi emitida e a empresa está sujeita ao pagamento dos devidos impostos sobre ela. Entretanto, há uma saída simples e segura que garantirá o extravio do documento e a empresa não sairá prejudicada.

Fuja do imposto retroativo

Conforme explicou a Múltipla Assessoria e Contabilidade, é preciso publicar em jornal de grande circulação por três dias consecutivos o extravio da nota fiscal. No comunicado, há seções especiais nos jornais para casos como este, deve-se destacar o número da nota, modelo, nome da empresa, CNPJ e inscrição no órgão competente. Guarde este jornal junto com o talonário de notas.

O empresário não deve esquecer ainda de comunicar o órgão competente, municipal ou estadual, sobre o extravio e o futuro cancelamento da nota fiscal. Assim, caso aconteça uma fiscalização, será possível explicar, através de provas, o fato ocorrido.

Convém destacar ainda que, conforme salientou a Múltipla, no caso em que o extravio acontecer por parte do cliente, este deverá solicitar o envio de uma cópia autenticada da via do seu arquivo. Não é necessário cancelar ou emitir outra nota, haja vista que se trata de um documento efetivamente emitido e, portanto, passível da incidência dos devidos impostos, o que não acontece quando se perde uma nota que havia sido cancelada.

Paloma Brito