Lucro informatizado

Está mais fácil do que nunca informatizar sua empresa e aproveitar todos os benefícios que a tecnologia da informação oferece aos negócios, seja em termos de redução de custos, ganhos de produtividade ou facilidade de relacionamento com clientes e fornecedores. Um grande conjunto de forças está sendo reunido para encorajar o uso do computador nas empresas. Ao longo deste ano será possível encontrar condições especiais para a compra de equipamentos e programas: o governo vai oferecer serviços para que pequenos e microempresários possam travar o primeiro contato com a Internet; os Correios vão abrir shoppings virtuais em suas agências, para compra e venda de produtos e serviços via Web; vão surgir novos portais dedicados à exportação e ao comércio entre empresas e assim por diante. E há ainda o interesse dos grandes fornecedores em aumentar suas vendas para as pequenas empresas.

Não bastassem essas razões, há algumas medidas do governo que tornarão compulsória a informatização empresarial. Todo o relacionamento do Estado com pessoas físicas e jurídicas caminha para se tornar 100% eletrônico. As declarações de Imposto de Renda já estão sendo entregues por meios digitais. A partir deste ano, a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) só será aceita por meio magnético. E, no mês que vem, com a entrada em vigor do Sistema Brasileiro de Pagamentos (SBP), grande parte das transações entre empresas, bancos, governo e pessoas físicas será eletrônica e em tempo real, obrigando todos a manter o fluxo de caixa sob rigoroso controle.

Gestão em dia ” “Empresas com receita anual superior a R$ 1,2 milhão devem necessariamente investir em alguma solução para dar conta do recado”, aconselha Egnaldo Paulino, consultor de informática do Sebrae. A palavra solução, aliás, é largamente usada por fornecedores de informática. Vale para grandes projetos, como softwares com muitos módulos integrados a pequenos pacotes de hardware, aliados a algum serviço, como suporte técnico. Nesse caso específico, o consultor se refere aos sistemas integrados de gestão empresarial, ou ERPs.

Até há pouco, eram configurações abrangentes, caras – as mais baratas não saíam por menos de R$ 15 mil – e que quase sempre extrapolavam, e muito, as necessidades dos empreendimentos menores. Felizmente, começaram a aparecer nos últimos anos várias opções de software de gestão produzidas especialmente para o bolso das pequenas empresas.

Escolher a solução de gestão mais adequada é uma tarefa que exige cuidado. “Primeiro é preciso estabelecer as necessidades atuais e futuras”, afirma Paulino. O passo seguinte é encontrar os programas que atendam a essas necessidades. Só então é que se escolherá o equipamento a ser adquirido. “Inverter este processo é prejuízo na certa”, avisa o consultor.

Jeferson Alberto von Haydin, dono de uma rede de pizzarias em São Paulo, seguiu essas recomendações e instalou o programa Colibri, da Esys, para gerenciar o atendimento de 10 mil pedidos mensais em suas pizzarias. O software permitiu a Von Haydin desenvolver um cadastro dos clientes, com nomes, endereços e hábitos de consumo. A principal vantagem foi a redução do tempo de atendimento, uma vez que os garçons deixaram de anotar os dados dos clientes a cada pedido. Usam comandas eletrônicas. “Agora é fácil monitorar cada pedido”, diz o empresário. Mas ele se queixa de que as soluções para controle de estoque e fluxo de caixa deixaram muito a desejar.

De fato, nem sempre é possível acertar 100% na escolha do software. A solução mais barata às vezes não funciona bem e a mais cara não é necessariamente a mais indicada. O suporte também é fundamental, mas muitas empresas são displicentes neste quesito e o resultado é que, segundo o instituto de pesquisa IDC Brasil, o número de queixas contra a qualidade do suporte prestado pelos fornecedores é expressivo.

Cristina de Luca