Previdência estabelece normas para controle da contabilidade das empresas

Desde o dia 1º de julho, as empresas devem arquivar e conservar em meio digital, durante 10 anos, sistemas e arquivos utilizados para registro de negócios e atividades econômicas ou financeiras, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária.

Essas empresas devem apresentar no prazo de 20 dias, quando intimadas por auditor-fiscal da Previdência Social, a documentação técnica dos sistemas ou os arquivos digitais contendo as informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas ou financeiras, em formato especificado pelo Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Estão excluídas desta obrigação apenas as empresas optantes pelo Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples).

A determinação está contida na Lei 10.666, de 8 de maio de 2003, normatizada pela Instrução Normativa INSS/DC 89, de 11 de junho de 2003. Também a Portaria n° 42, de 24 de junho de 2003, estabelece a forma de apresentação, a documentação de acompanhamento e as especificações técnicas dos arquivos digitais a serem entregues ao auditor-fiscal da Previdência Social. Com esta medida, o INSS procura agilizar o trabalho de auditoria a ser conduzido nas empresas, beneficiando tanto as pessoas jurídicas quanto o segurado da Previdência.

A disponibilização das informações em arquivos digitais faz com que seu cruzamento com os dados verificados nos sistemas de processamento de dados do INSS seja mais rápido e seguro. Ganha a empresa, que terá por menos tempo a auditoria do INSS alterando sua rotina de trabalho, além de contar com dados mais confiáveis ao final, e ganha o segurado, pois mais empresas serão auditadas em menor tempo, tornando mais sólido o sistema previdenciário.