Com o objetivo de diminuir a quantidade de papel e economizar gastos e recursos materiais, ganhando em agilidade, segurança e tempo, o Departamento de Informática e Telecomunicações (DIT) da Prefeitura de Guarulhos implantou dois sistemas em plataforma Web: o SIPEX-Sistema de Expediente Eletrônico e o SICOP-Sistema de Patrimônio. O SIPEX possibilita a tramitação eletrônica de 100% de todo o expediente interno, incluindo memorandos, cartas, ofícios, requerimentos, documentos, entre outros. Já o SICOP – Sistema de Patrimônio, é uma ferramenta de gestão dos bens da Prefeitura feita através da WEB.
Para dar uma ideia do avanço que o SIPEX propicia, basta lembrar que existem cerca de 120 sistemas não integrados para o controle interno de expediente nos diversos setores da Prefeitura e que não dispensam o uso da tramitação física e que, agora, deixam de ter necessidade de utilização.
O diretor do DIT, Luiz Jacometti Pinheiro, comentou a eficácia do SIPEX. “Todas as pessoas que dependem de papel, combustível, horas de trabalho e profissionais para encaminhar seus expedientes podem fazê-lo apenas acessando a internet de qualquer lugar, ganhando tempo, flexibilidade e otimizando seu dia-a-dia e preservando o meio ambiente”, declarou.
“Esta é uma das primeiras ações iniciadas que visam implantar a tecnologia na Prefeitura, de forma a melhorar a vida das pessoas”, afirmou o chefe de gabinete, Rafael Paredes.
Economia – Através do SIPEX, a estimativa de economia direta, segundo Jacometti, é de uma redução de 30% na abertura de processos evitando que cerca de 25 mil processos anuais sejam abertos e a realização de 1,5 milhão de outros expedientes feitos em papel equivalendo a aproximadamente 14 milhões de folhas de sulfite.
Um exemplo prático dessa poupança é que para o envio de uma circular, com apenas uma página, para todas as unidades da Secretaria de Educação ou para as de Saúde seriam necessárias aproximadamente 500 cópias em papel, além de toda a logística de distribuição e demanda de tempo. Com o expediente eletrônico isso pode ser realizado em segundos numa tela de computador.
Entre as vantagens do novo sistema estão: preservar o meio ambiente; possibilidade de rastreamento do documento e gestão eficaz do documento; tramitação para todos os setores da Prefeitura incluindo Proguaru, Ipref e Saae; garantia na guarda da informação; facilidade de gestão; tramitação on-line (em tempo real); padronização de assuntos possibilitando preenchimento automático de campos que evitam erros e duplicidade de informações; arquivamento e desarquivamento on-line, entre outras.
