O empresário deve ficar atento ao prazo mínimo para a guarda de documentos.
Os comprovantes de qualquer pagamento efetuado à Previdência Social, por exemplo, devem permanecer arquivados por pelo menos 30 anos e, em plena era digital, em papel. Descarte de documentos antes da hora implica em prejuízos.
A quantidade de declarações e obrigações fiscais muitas vezes levam as empresas a deixar de guardar esses documentos. Com isso, o empresário corre um sério risco: ter que pagar novamente o que já pagou. “No Brasil, ao contrário da maioria dos países, a boa-fé do contribuinte não é presumida e a responsabilidade de provar o pagamento é dele”, alerta o advogado Luis Carlos Galvão, diretor do departamento jurídico do Centro das Indústrias do Estado de São Paulo (Ciesp).
” Se o contribuinte não tem como comprovar um pagamento para o Fisco, é obrigado a recolher novamente o tributo, acrescido de multa de até 20% do valor devido e juros pela taxa Selic”, explica o vice-presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis do Estado de São Paulo (Sescon-SP), José Maria Chapina Alcazar.
Cada documento tem que ser guardado por um prazo mínimo, de acordo com a tabela do Ciesp (ver ao lado) que também traz as alíneas de devolução e prazos de validade dos cheques. “Muitos acreditam que cinco anos é o prazo para guardar qualquer documento, mas aqueles que podem ser pedidos pela Previdência Social, por exemplo, precisam ser arquivados por 30 anos”, diz Galvão. E devem ser preservados os originais. “Hoje é comum a digitalização de documentos, mas as autoridades não acreditam neles”, afirma.
Muitos se esquecem das implicações fiscais de documentos comerciais e jogam fora o que não deveriam. “Se uma empresa pagou um fornecedor com duplicata, esse título prescreve em dois anos para fins comerciais, mas para fins fiscais é preciso guardar por cinco anos”, esclarece Alcazar.
O início da contagem do prazo varia. O prazo de dez anos para guardar o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), por exemplo, deve ser contado a partir da entrega da declaração ao Fisco, segundo Galvão.
Alcazar explica que se o empresário não comprovar o pagamento e se recusar a pagar novamente para o Fisco ou para um fornecedor, ele pode ter que responder à ação na Justiça.
Para o empresário, como consumidor, o prazo de guarda de um documento pode ser diferente. O Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF), por exemplo, precisa ser guardado por cinco anos ao invés de dez como o IRPJ
Laura Ignacio
Prazos obrigatórios de guarda de documentos
Tipos de Documentos
Prazo obrigatório de guarda pela empresa
Amparo legal
Balancete
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Cofins
10 anos
Lei 8.212 Art 33Lei Orgânica da Seguridade Social
Conciliação Bancária
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Conhecimento de Frete
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Conta de Água
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Conta de Luz
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Conta de Telefone
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
DAE (Documento de Arrecadação Estadual)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
DAPI (Demonstrativo de Apuração e Informação do ICMS)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Duplicatas Recebidas/Emitidas
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Extrato Bancário
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
GAM (Guia de Arrecadação Municipal)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Imposto de Renda Autônomo
10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social
Imposto de Renda Pessoa Física
5 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal
Instrução Normativa n°8/93 Art. 4° Secretaria da Receita Federal
IPI (Imposto de Produtos Industrializados)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
IPTU (Imposto Predial Urbano)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)
10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social
ISSQN (Imposto sobre Serviços de qualquer natureza)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
ITBI (Imposto de Transmissão Bens Imóveis)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
ITR (Imposto Territorial Rural)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Livro Balanço Patrimonial/Geral
Permanente
A lei não prevê descarte
Livro de Apuração de Lucro Real (Lalur)
10 anos considerando
a data do último lançamento
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social
Livro de Razão
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Livro de Registro de ICMS
5 anos considerando
a data do último lançamento
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Livro de Registro de Inventário
31 anos considerando
a data do último lançamento
Parecer 410Coordenação do sistema de Tributação (CST/SIPR)
Livro de Registro de Saídas
10 anos considerando
a data do último lançamento
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social
Livro Diário
Permanente
Livro Registro de Entradas
5 anos considerando
a data do último lançamento
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Movimento Contábil ou Movimento de Caixa
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Nota Fiscal de Fornecedor
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Nota Fiscal de Imobilizado
5 anos após
depreciação do bem
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Nota Fiscal de Saída
10 anos
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social
Nota Fiscal de Venda de Imobilizando
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Ordem de Serviço
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
PIS (Programa de Integração Social) Recolhimento
10 anos
Lei 2.052/83 Art. 3° e 10°PIS-PASEP
Recibo de Depósito Bancário
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Reembolso de Despesas/ Despesas Viagens
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo)
30 anos
Lei 8.212 Art 45 § 1°Lei Orgânica da Seguridade Social
Taxa de Fiscalização para Funcionamento
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
VAF (Verificação de Apuração Fiscal)
5 anos
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional
Cheques – Alíneas de devolução e prazos de validade
11 Primeira devolução por insuficiência de fundos
12 Segunda devolução por insuficiência de Fundos
13 Conta encerrada
14 Prática espúria (mais de quatro cheques devolvidos)
21 Contra ordem do emitente ou cheque sustado
22 Divergência de assinatura
23 Cheque emitido por entidade e órgão da administração pública federal
24 Bloqueio
25 Talão cancelado pelo banco
26 Intolerância temporária de transporte
27 Feriado não previsto
28 Roubo com ocorrência
29 Quando o banco envia pelo correio e não recebe ordens do cliente para desbloquear
30 Roubo de talonário no próprio banco (roubo de malote)
31 Erro formal (sem data de emissão ou valor)
32 Ausência de carimbo
33 Divergência de endosso
34 Cheque apresentado por estabelecimento bancário que não indica cruzamento em preto
35 Cheque fraudado
41 Cheque apresentado por estabelecimento bancário que não é o sacado
42 Cheque não compensado na seção ou sistema de compensação
43 Cheque devolvido anteriormente pelos motivos 21, 22, 23, 31 e 34
44 Cheque prescrito
45 Cheque emitido por entidade obrigada a realizar movimentação e utilização de recursos financeiros do tesouro mediante ordem bancária
48 Cheque não nominal
49 Remessa nula pelos motivos 12, 13, 14, 25, 35, 43, 44 e 45
61 Papel não compensável
Das Vantagens
Cheques podem ser apresentados ao sacado até seis meses depois da data de sua emissão.
Cheque com até seis meses: ação de execução criminal.
Cheques de sete a vinte e quatro meses: só cabe ação de cobrança.
Cheque de seis a sessenta meses: ação monitória por caducidade, tornou-se um documento comum.
