Nos dias de hoje o correio eletrônico é uma das ferramentas mais utilizadas como meio de comunicação entre empresas e até mesmo no nosso dia-a-dia e nos nossos circuitos mais informais. No entanto, se para estes últimos o grau de informalidade nos permite ter qualquer conversa, dar erros quando escrevemos ou fazer abreviaturas hieroglíficas que só os mais perspicazes percebem ao mesmo tempo que incluímos uns “smiles” aqui e ali, outros níveis de relacionamento não permitem tamanho à vontade e obrigam mesmo a algumas regras de conduta e de boa educação.
Saber trabalhar com o e-mail é essencial. Faz parte do nosso cotidiano e é rara a pessoa que não manda todos os dias os seus “mails”, quer sejam de caráter pessoal ou profissional. No entanto esta ferramenta tem as suas “regras” próprias e exigem alguns cuidados de modo a não ser apanhado desprevenido e acabar por cometer erros crassos.
Acima de tudo há que saber distinguir entre trabalho e vida pessoal. Nunca ouviu dizer “Trabalho é trabalho, conhaque é conhaque”? No que diz respeito à sua vida pessoal e aos seus amigos íntimos você pode escrever tudo o que quiser, da maneira que lhe apetecer; pode mandar “mails” picantes, contar anedotas ou encher-lhes a “mail-box” com vídeos enormes. Não pode é fazer o mesmo quando se tratar de trabalho e de assuntos com uma certa responsabilidade.
Não se esqueça nunca que:
É a sua imagem que está em jogo!
E que vai ficar seriamente afetada se você cometer o erro de não respeitar as mais elementares regras de conduta para o bom uso do seu correio eletrônico.
Por exemplo:
Letras maiúsculas – nunca se deve escrever com letras maiúsculas, exceto no que é obrigatório, porque vai ser interpretado como sinal que está a gritar com a pessoa para quem está a enviar o mail.
Profissionalismo – quando escrever um e-mail faça-o de uma forma tão profissional quanto uma carta normal
Erros ortográficos – antes de enviar o e-mail, certifique-se que está escrito da forma carreta, sem qualquer tipo de erros e bastante legível e compreensível.
Conteúdo – cuidado com o que escreve num e-mail. Não escreva o que não gostaria de ler em voz alta numa reunião. Os e-mails são muitas vezes reenviados para outros e, por isso, tome atenção ao que escreve.
Anexos – antes de enviar qualquer tipo de anexos verifique se ele tem algum tipo de vírus.
Tamanho – tome cuidado com o tamanho dos anexos que envia. Anexos muito grandes, como ficheiros áudio ou vídeo podem entupir o sistema do receptor do e-mail.
Assunto – não se esqueça sempre de escrever qual é o assunto do seu e-mail.
Se cumprir estas pequenas regras vai ver como a sua vida vai ficar muito mais simplificada e escrever um e-mail vai deixar de ser um bicho de sete cabeças.
