A princípio, nos pequenos negócios, onde o dono conduz a administração, até as contas pessoais constituem motivos para a desorganização da empresa. Alguns pontos devem ser analisados e, ao serem detectadas falhas, devem ser rigorosamente corrigidas.
Ouvi, certa vez, que a empresa deve estar completamente saneada financeiramente, em detrimento dos problemas pessoais dos sócios. É uma grande verdade. Uma empresa lucrativa poderá render bons dividendos aos sócios. Ao contrário, finanças entravadas jamais sustentam coisa alguma, nem a própria empresa e, por conseqüência, arrastam os sócios igualmente para o buraco.
Um exemplo prático é a entrega de um fornecedor. Ao receber a carga, um agrado para os carregadores não é raro acontecer. Uma investida na gaveta do caixa arma sorrisos simpáticos nos suados e agradecidos quase-atletas. Pronto, lá se vão R$ 5 ou R$ 10 para o espaço. Entra em cena o depois eu anoto e, ao final do dia, no momento do fechamento do caixa, surgem diferenças, desconfianças e sobretudo um amanhã eu me lembro injustificável.
Outro exemplo vale para o troco, que muitos chamam de fundo de caixa. Trata-se daquela importância inicial, dividida em notas miúdas e moedas, especialmente criada para possibilitar o troco quando as vendas são realizadas em espécie. Pois o tal fundo de caixa, coitado, também está sujeito a diferenças, para a troca de uma lâmpada, para a compra emergencial de algum produto ou, muitas vezes, um adiantamento para um funcionário.
Gaveta– Tudo bem, tudo pode ocorrer, mas a gaveta do dinheiro, aquela incansável gaveta que se abre e se fecha dezenas de vezes ao dia, requer um melhor controle.
Em primeiro lugar, em nenhuma hipótese, por pior que seja a situação, nenhum valor, por menor que seja, poderá ser retirado da gaveta do caixa. A exceção vai para o troco, que evidentemente sairá quando entrar outra importância. Deverá ser criado um fundo especial, poderá ser uma minigaveta, um cofrinho, qualquer coisa, com uma importância arbitrada pelo dono ou gerente da loja. Desta pequena caixa, então, sairão os valores para as pequenas despesas, emergências ou outras saídas, não especificadas.
Assim como o caixa deverá ter um rígido controle de entradas e saídas, a caixa auxiliar igualmente deverá ter um controle absoluto. É necessário dinheiro para comprar uma lâmpada? Deverá ser preenchido um formulário, desses pré-impressos mesmo, e o dinheiro somente poderá sair quando o comprovante entrar. Foi preciso remunerar algum entregador? Outro formulário para a comprovação.
O caixa da loja normalmente tem fechamento contábil diário. Já o caixa auxiliar, o das despesas, poderá ter a contabilidade semanal, ou, dependendo do movimento, quinzenal. Mas é tão importante o seu controle, como é o controle do caixa principal. Assim, as despesas invisíveis, começarão a aparecer. Só não verá quem não quiser.
