Quando as perdas aumentam o lucro
Desde o fim da ciranda financeira dos anos 80 e agora em tempos conturbados da economia ainda com resquícios da crise econômica que atingiu os países, a prevenção de perdas tem ganhado força e importância estratégica nas empresas de varejo, e, sobretudo, no varejo de moda. Todas as grandes empresas e até mesmo as de tamanho médio e pequeno, tem procurado estruturar em suas atividades, uma área de prevenção de perdas, em busca de ganhos em suas operações, com vantagem competitiva, produtividade, garantindo assim a perpetuidade dos negócios.
As empresas de varejo que não tem uma área de prevenção de perdas, não dão atenção necessária para uma vantagem competitiva que fará com que seus negócios melhorem e consequentemente seus resultados também. Comprar excepcionalmente e vender muito bem não serão suficientes, se parte do que foi comprado para venda não estiver disponível para o cliente no momento certo e no lugar certo. A ruptura de estoque tem impacto comercial muito forte na imagem da empresa perante os clientes e a perda de estoque, diretamente no resultado. De acordo com a última pesquisa do Provar, a perda média do varejo é de 2%, o que representa cerca de 40% do lucro médio das empresas de varejo.
A prevenção de perdas é um conjunto de ações que permeiam todas as áreas da empresa, com o objetivo de identificar pontos de risco e agindo preventivamente para evitar os tipos de perdas existentes, como, perdas de estoque, perdas financeiras, perdas de crédito, perdas de produtividade e perdas comerciais.
Como as operações do varejo são oferecidas aos clientes na sua maioria através do auto-serviço, os produtos ficam expostos às ações de furto externas, comumente realizadas por tipos identificáveis de furtantes: profissionais e oportunistas. Os furtantes profissionais atuam em grupos que atacam as lojas com o intuito de utilizar os produtos furtados para comercialização ilegal. Já os furtantes oportunistas, atuam como o nome diz, quando existe a oportunidade de furtar um produto, em razão de falhas na operação de atendimento – locais sem colaboradores – ou falhas na utilização de tecnologia – produtos sem proteção eletrônica. Para prevenir as perdas por furtos externos, é uma estratégia comum às empresas de varejo ter uma política de abordagem preventiva na área de vendas, com o intuito de inibir ações de possíveis furtantes e também evitar abordagens indevidas, que geram processos jurídicos por constrangimento ilegal ou danos morais.
Os furtos internos ocorrem quando existem oportunidades no processo de controle interno das lojas, como a ausência de revistas de pertences ou falhas no processo de venda e devoluções de produtos nas lojas. Um exemplo clássico de furto interno é a “venda” de produtos sem registro para “clientes”.
Outras fontes de perdas no varejo ocorrem nos erros operacionais e administrativos, aonde são processos de risco, por exemplo, os de recebimento de produtos e ajustes de estoque descentralizados.
A prevenção de perdas atua diretamente nestes quatro pontos, utilizando cinco fatores: Processos, Tecnologia, Informação, Pessoas e Indicadores de Performance. Somente é possível controlar aquilo que é medido, e só é possível auditar, aquilo que tem regras. A definição de processos é um dos pontos principais, porque é aonde a empresa consegue identificar quais são eles, definir regras para operacionalizá-los, identificar seus pontos de risco, melhoria e controle, e finalmente, auditá-los. É importante também, que os processos possam ser mensurados, como por exemplo, o uso de inventários para saber qual a perda de estoque, seu índice sobre as vendas, e assim, com informações ter um indicador de performance.
Para auxiliar os processos definidos nas empresas, a tecnologia é necessária para o uso de sistemas que possam ter o controle necessário para mitigar os riscos identificados. Como por exemplo, a segurança eletrônica de produtos com etiquetas de alarme e antenas, ou a vigilância por câmeras de segurança, auxiliam na prevenção de perdas contra o furto interno e externo, inibindo as ações de furtantes e identificando para ações corretivas, caso necessário. Os relatórios de exceção monitoram e indicam justamente os pontos fora da curva, aonde a área de prevenção de perdas deve investigar e agir.
As pessoas são a parte fundamental desta estratégia, visto que são elas que operacionalizam os processos e fazem uso da tecnologia. Para que haja sucesso, as pessoas devem ser treinadas adequadamente e devem se envolvidas e comprometidas pela política de prevenção de perdas estabelecida pela empresa. E como pessoas seguem exemplos, esta política deve ser divulgada e ter como principais personagens a Alta Administração da empresa, que deve atuar ativamente e se comunicar com o restante da empresa, envolvendo-os e cobrando-os pelos resultados e metas estabelecidos.
Para terminar e como analogia, prevenir perdas é igual à torneira de casa que insistimos em não consertar. Ela pinga aos poucos, mas, no final do mês, o impacto na conta de água pode ser muito grande. Perder uma item do estoque por dia, em todas as suas lojas – contabilize isso e veja o quanto será à conta desta perda e o quanto você deixou de ganhar. Se o seu concorrente tem essa vantagem competitiva, ele está ganhando de você.
